SPEND MANAGEMENT: Kunci untuk Perbaikan Proses Pembelian di Perusahaan

Money-IISaat ini persaingan usaha di berbagai industri telah menjadi sangat ketat sehingga perusahaan harus berjuang keras untuk meningkatkan penjualan demi mencapai profitability yang diharapkan. Ketatnya persaingan ini juga menyebabkan perusahaan melirik variabel lain selain penjualan yang bisa membantu meningkatkan keuntungan, yaitu denga nmengontrol pengeluaran atau cost saving. Hal ini karena makin banyak perusahaan menyadari kenyataan berikut:

“Satu dollar keuntungan akan manghasilkan 10 sen keuntungan, sedangkan satu dollar penghematan dalam pengeluaran (cost saving) akan menghasilkan satu dollar keuntungan.

Ditambah lagi trend saat ini adalah perusahaan mencoba untuk makin fokus pada core business nya sehingga makin banyak bagian aktivitas yang mendukung produksi dari product akhir didapat (purchased/procured) dari luar organisasi perusahaan. Karena itulah perusahaan mulai merasa perlu untuk menerapkan manajemen pengeluaran (spend management) untuk meyakinkan bahwa perusahaan telah melakukan yang terbaik dan mendapatkan yang terbaik dari transaksinya (purchasing transaction) dengan perusahaan lain.

What is Spend Management?

Spend Management adalah proses lintas departemen yang meliputi keseluruhan aktivitas “source-to-settle” yang antara lain meliputi aktivitas sourcing, pembelian (procuring), penerimaan barang, pembayaran (payment settlement), account payable dan general ledger. Karena sifatnya yang lintas departemen maka Spend Management harus mendapat dukungan penuh dari top level management untuk dapat menghasilkan output yang diharapkan.

Dengan melakukan spend management perusahaan mendapatkan visibility dari semua pembelian yang dilakukan di masa lalu dan sekarang, yang kemudian bisa digunakan sebagai lesson learned untuk proses sourcing  dan pembelian berikutnya demi untuk mendapatkan harga dan kondisi komersial yang terbaik, pemasok dengan kinerja terbaik, dan proses supply chain yang paling tepat untuk perusahaan tersebut. Dengan kata lain spend management adalah prerequisite untuk menerapkan strategic sourcing/ procurement. Kenyataannya banyak perusahaan belum melakukan spend management secara konsisten dan terstruktur dan/atau belum mengaitkan spend analysis yang telah mereka lakukan dengan strategi pembelian mereka.

Departemen Procurement di suatu perusahaan umumnya dibebani misi untuk mendapatkan cost saving sebesar-besarnya.  Tetapi walaupun para buyer di departemen Procurement berhasil menyelesaikan negosiasi dan perjanjian pembelian/kerjasama dengan para pemasok dan mendapatkan misalkan discount level yang menguntungkan perusahaan, realisasi dari negosiasi dan perjanjian tersebut kadang tidak maksimal. Hal ini biasanya terjadi karena individu atau buying user di perusahaan tidak mengikuti proses pembelian yang benar yang mengakibatkan pembelian dilakukan tanpa mengikuti perjanjian yang berlaku, atau bahkan pembelian dilakukan melalui pemasok lain yang belum terikat perjanjian, sehingga pada akhirnya perusahaan bisa jadi membayar lebih tinggi dari apa yang sudah disepakati. Adanya proses Spend Management bertujuan salah satunya untuk mengontrol dan mengurangi pembelian seperti ini (biasa disebut maverick purchase) sehingga realisasi dari cost saving dapat terwujud.

Tahapan dalam Spend Analysis

Dasar dari procurement yang efisien adalah adalah adanya analisa data pembelian (spend analysis) yang komprehensif dan terstruktur, yang juga merupakan aktivitas utama dalam spend management. Yang menjadi fokus pada saat melakukan spend analysis adalah keterkaitan antara spend value, pemasok, dan barang yang dibeli. Pada umumnya tahapan spend analysis dapat dibagi sebagai berikut:

  1. Konsolidasi data
  2. Analisa pola pembelian
  3. Penentuan prioritas perbaikan

Konsolidasi data biasanya menjadi proses yang krusial karena melibatkan beberapa departemen terkait dan berbagai macam data. Data yang dibutuhkan meliputi antara lain data-data pemasok, purchase order, spend value, invoice, delivery, payment, dan sebagainya, yang didapatkan dari berbagai departemen seperti procurement, logistic, account payable, general ledger, end-user, legal dan lain-lain. Sumber data juga bisa berbentuk spreadsheet atau data ERP tergantung sejauh mana penerapan sistem informasi di perusahaan. Data yang sudah dikumpulkan tersebut adalah data mentah yang harus diolah untuk menghilangkan data-data yang tidak relevan dan redundansi data. Hasil dari konsolidasi data ini adalah suatu database yang komprehensif yang bisa berbentuk spreadsheet atau kalau diperlukan bisa diterapkan proses otomatisasi sehingga konsolidasi data dapat dilakukan secara reguler dengan minimum effort.

Analisa pola pembelian adalah inti dari Spend Analysis dan hanya dapat dilakukan setelah didapatkan data yang sudah terkonsolidasi. Dari analisa pola pembelian ini didapatkan isu-isu penting yang terjadi dalam proses pembelian perusahaan. Hasil dari analisa pola pembelian diharapkan mampu menjawab beberapa pertanyaan seperti :

  • Bagaimana mengurangi jumlah pemasok yang berlebihan (Supplier Long Tail Consolidation)?
    • Berapa banyak pemasok yang hanya melakukan transaksi dengan perusahaan (misalkan) kurang dari US$ 1,000 per tahun?
    • Dengan pemasok mana saja perusahaan melakukan transaksi hanya satu kali dalam setahun?
    • Departemen mana yang paling banyak melakukan “one-time purchase”?
    • Dan lain-lain
  • Mungkinkah untuk memperbaiki terms and conditions dari perjanjian dengan pemasok?
    • Pemasok mana yang nilai transaksinya paling besar?
    • Ada berapa pemasok utama untuk satu kategori pembelian?
    • Apakah semua departemen menggunakan rate yang sama dalam transaksi dengan pemasok yang sama?
    • Seberapa jauh ketergantugan pemasok terhadap perusahaan?
    • Dan lain-lain
  • Mungkinkah melakukan rasionalisasi/restrukturisasi dari pemasok, kategorisasi atau bahkan organisasi pembelian.
    • Pemasok mana yang sedang atau berpotensi menikmati monopoli di perusahaan?
    • Kategori mana yang mempunya terlalu banyak pemasok?
    • Dapatkah rasionalisasi pemasok dalam satu kategori mengurangi harga?
    • Kontrak-kontrak manakan yang sudah akan berakhir dan bisa diterminasi?
    • Dan lain-lain

Hasil dari analisa pembelian akan berbentuk long list of business case dari potensi perbaikan yang bisa dilakukan, untuk kemudian dilakukan deep dive analysis untuk menentukan prioritas dan roadmap langkah selanjutnya. Sebagaimana contoh hasil analisa di atas, perbaikan yang dilakukan terhadap proses pembelian tidak hanya akan berefek pada proses itu sendiri, tetapi juga ada kemungkinan untuk merubah hubungan dengan pemasok, internal organisasi perusahaan, dan bahkan hubungan dengan customer. Karenanya penentuan prioritas perbaikan harus melibatkan juga top level management untuk bisa memilah business case mana yang potensi risikonya bisa diterima dan diharapkan akan menghasilkan value paling optimal bagi perusahaan.

Project Procurement : Mengapa Diperlukan dan Apa Bedanya dengan Operational Procurement?

offshore-platform-3Pada umumnya Project Procurement Management hanya diterapkan di perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor seperti Building Constructor atau EPC Company, di mana perusahaan-perusahaan tersebut hidup dari mengerjakan proyek milik orang/perusahaan lain, yang nantinya setelah selesai hasil proyek tersebut diserahterimakan kepada pemilik yang akan kemudian mengoperasikannya.  Project Procurement tidak banyak dikenal di perusahaan manufaktur misalnya, di mana pada perusahaan sejenis ini proses pengadaan atau procurement dilakukan untuk men-support jalannya operasional perusahaan seperti untuk pengadaan bahan baku dan bahan-bahan penunjang lainnya. Proses procurement yang sama yaitu operational procurement juga diterapkan di berbagai perusahaan di berbagai industri (perbankan, farmasi, restoran, dan sebagainya) yang melakukan proses pengadaan secara rutin untuk kebutuhan operasional perusahaan.

Definisi

Untuk dapat memahami istilah Project Procurement lebih dahulu tentu harus paham dengan definisi Project itu sendiri. Kalau melihat definisi dari Project Management Body of Knowledge (PMBOK) dari Project Management Institute (PMI), definisi dari Project adalah sebagai beikut:

“…suatu pekerjaan/usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan/memproduksi barang, jasa, atau hasil tertentu yang bersifat unik (berbeda antara satu project dengan yang lain). Suatu project bersifat sementara artinya ada awal dan akhir yang pasti (tidak berlangsung terus-menerus atau continue). Akhir dari suatu project adalah ketika tujuan project itu tercapai atau jika project tersebut dihentikan karena tujuan dari project tersebut tidak akan tercapai, atau jika project tersebut tidak lagi diperlukan…”

Sifat “unik” dan “sementara” inilah yang secara umum membedakan Project dengan Non-Project.  Nantinya sifat unik dan sementara ini juga akan menentukan kriteria resource yang akan ditunjuk untuk bertanggung jawab terhadap Project Procurement, yaitu diperlukan procurement professionals dengan karakter lebih fleksibel (barang/jasa yang dibutuhkan akan unik dan berbeda untuk tiap project) dan sense of urgency yang cukup tinggi (mampu beradaptasi terhadap project timeline yang biasanya cukup ketat).

Project Procurement adalah aktivitas procurement yang diperlukan dalam suatu project sehingga barang/jasa yang diperlukan sebagai hasil dari project tersebut dapat terpenuhi sesuai scope, kualitas, waktu, dan biaya/budget yang sudah disepakati. Project Procurement meliputi proses akuisisi barang atau jasa dari pihak eksternal (di luar resource yang dimiliki oleh project tersebut) yang diperlukan untuk proses produksi dari project tersebut.

Secara umum Project Procurement bisa dibedakan dari Operational Procurement berdasarkan sifat-sifat transaksi sebagai berikut:

 

Operational procurement

Project procurement

Penerapan Diterapkan pada proses operasional yang continue Diterapkan pada suatu project yang unik dan tidak berulang
Kerjasama dengan pemasok Kerjasama dengan pemasok bisa bersifat jangka panjang Kebanyakan bersifat kerjasama jangka pendek, kecuali untuk kasus-kasus tertentu
Volume pembelian Bisa berlaku bulk order Umumnya berlaku pembelian terbatas
Produk Produk standar Produk non-standar

Mengapa Diperlukan Project Procurement?

Perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor atau perusahaan lain yang model bisnisnya adalah menghasilkan produk atau jasa yang bersifat customized mestinya sudah sangat familiar dengan penerapan Project Management untuk menjamin ter-deliver-nya produk atau jasa tersebut. Perusahaan seperti ini sudah terbiasa untuk menunjuk seorang Project Manager untuk bertanggung jawab terhadap Project tersebut, dan biasanya juga memberi wewenang kepada sang Project Manager untuk menyusun Project Team nya sendiri. Walaupun begitu, banyak perusahaan yang masih belum merasa penting untuk menyediakan resource khusus untuk menangani procurement untuk project tersebut (atau memberi wewenang Project Manager untuk menyusun Project Procurement Team sendiri), dan masih menganggap proses procurement di project tersebut sebagai operational procurement (business-as-usual). Kenyataannya ketersediaan dan proses tersendiri untuk menjalankan Project Procurement sangat diperlukan (terutama untuk project yang melibatkan procurement dengan nilai yang cukup besar) karena hal-hal berikut:

  • Tanggung Jawabresource untuk Project Procurement (misal seorang Project Procurement Manager) seharusnya bertanggung jawab langsung kepada Project Manager sebagai orang yang bertanggung jawab terhadap project tersebut, untuk menjamin kecepatan dan ketepatan response (tidak perlu melalui jalur birokrasi yang panjang) dan terpenuhinya semua requirement dari project tersebut.
  • BudgetProject Procurement Manager menggunakan project budget sebagai referensi untuk semua biaya dan pengeluaran dalam rangka memenuhi kebutuhan project tersebut, dan tidak seharusnya menggunakan operational budget sebagai referensi.
  • Timeline: Sangat penting bagi seorang Project Procurement Manager untuk memahami project timeline secara detil, dan terlibat secara aktif dalam merencanakan dan meng-update project procurement plan dan project procurement progress. Setiap keterlambatan dalam proses procurement akan berpotensi untuk mengacaukan project timeline secara keseluruhan.
  • End-to-EndOperational Procurement bersifat lebih strategis dan jangka panjang (lihat: on becoming a strategic buyer) dan lebih fokus pada akuisisi barang/jasa dan kerjasama dengan pemasok atau penyedia jasa, sementara proses logistik dank bisa diserahkan kepada end-user atau operation/production team. Hal ini tidak berlaku untuk Project Procurement di mana seorang Project Procurement Manager seharusnya bertanggung jawab (atau paling tidak melakukan monitor pada sebagian proses) terhadap end-to-end procurement process dari mulai perencanaan, sourcing, seleksi pemasok, proses produksi pemasok, sampai transportasi/pengiriman. Proses end-to-end ini diperlukan untuk menjamin ketersediaan barang di lokasi yang ditentukan (site/factory) sesuai dengan project timeline.

Project Procurement for Non-Project Companies

Sebagaimana dibahas di atas, perusahaan yang memang model bisnisnya berhubungan dengan men-deliver project kepada customer nya tentunya tidak asing dengan Project Procurement, walaupun masih banyak juga yang belum menjalankannya. Bagaimana dengan perusahaan non-project, yaitu perusahaan yang menghasilkan barang/jasa yang sifatnya continue (manufaktur, perbankan, consumer goods, dan sebagainya), apakah mereka juga memerlukan Project Procurement?

Perusahaan yang sifatnya continuous operation akan membutuhkan Project Procurement pada saat perusahaan tersebut sedang menjalankan suatu project di luar aktivitas operasional rutin (ingat: project bersifat unik dan sementara), tetapi tidak semua project membutuhkan Project Procurement.

Sebagai contoh sebuah bank menjalankan project yang bertujuan untuk membuka kantor cabang baru di kota tertentu. Jika project tersebut dikerjakan secara turnkey oleh satu perusahaan kontraktor dari mulai akuisisi lahan, pekerjaan konstruksi, sampai dengan pengadaan peralatan dan furniture untuk kantor, maka Project Procurement tidak diperlukan. Seorang Project Manager akan tetap diperlukan paling tidak untuk fungsi kontrol dan monitor terhadap jalannya project, tetapi aktivitas procurement tidak akan banyak dan biasanya hanya diperlukan di awal project yaitu pada saat seleksi kontraktor dan penerbitan kontrak.

Tetapi jika perusahaan tersebut memutuskan untuk membagi project tersebut dalam beberapa paket pekerjaan (misalkan masing-masing pekerjaan akuisisi lahan, design, civil works, ME, furniture, dan lain-lain akan dilakukan oleh pemasok/vendor yang berbeda) maka tentu saja akan diperlukan fungsi Project Procurement.

Contoh menarik bisa diambil dari perusahaan yang bergerak di bidang mobile telecommunication operator. Untuk dapat memenuhi coverage jaringan yang diperlukan oleh pelanggannya, operator telekomunikasi tersebut biasanya akan terus menambah jumlah access point, lokasi BTS, atau apa pun pekerjaan meluaskan jaringan dengan menambah titik radio pemancar yang seringkali disebut sebagai pekerjaan Roll-Out. Pekerjaan Roll-Out ini hampir dilakukan terus-menerus secara berkesinambungan sehingga banyak operator telekomunikasi yang menganggapnya sebagai business-as-usual.

Ada beberapa perusahaan yang menempatkan seorang Project Manager untuk mengepalai suatu pekerjaan Roll-Out (walaupun wewenangnya masih sangat terbatas), tetapi di beberapa perusahaan pekerjaan Roll-Out ini langsung di manage oleh Head of Implementation, sebuah posisi struktural yang tentu saja ‘hanya’ memiliki wewenang sesuai dengan strukturnya (tidak cross-structure dan cross-function sebagaimana layaknya seorang Project Manager) dan masih disibukkan oleh pekerjaan atau project lainnya.

Naturally suatu pekerjaan Roll-Out adalah sebuah Project (bukan continuous operation/production) karena sifatnya (spesifikasi perangkat, timeline, pemasok, dan lain-lain) unik untuk satu periode Roll-Out dibanding yang lain, dan bersifat sementara dimana target penyelesaian Roll-Out ini pastinya sudah ditentukan. Dengan demikian seorang Project Manager (dan team nya) sudah pasti diperlukan untuk menjalankan project Roll-Out tersebut. Kemudian bagaimana dengan fungsi Project Procurement, apakah diperlukan untuk Roll-Out Project? Melihat nilai pembelian dalam Roll-Out Project yang biasanya cukup besar, semestinya diperlukan fungsi Project Procurement. Tetapi fungsi ini menjadi kurang diperlukan jika misalkan Roll-Out Project ini dikerjakan secara turnkey oleh satu pemasok tertentu, apalagi misalkan ternyata banyak proses-proses procurement yang sudah menjadi rutinitas (tidak unik) dan tidak mengalami perubahan significant dari proyek-proyek sebelumnya (misalkan proses ordering, logistik, transportasi, dan sebagainya).

Sebagai penutup, secara umum kebutuhan akan fungsi Project Procurement bisa dilihat dengan melakukan analisa tanggung jawab, budget, timeline, dan perlu atau tidaknya menerapkan end-to-end procurement process dalam suatu project sebagaimana dijelaskan di atas.

On Becoming A Strategic Buyer

puzzlePiecesKetika dulu pertama kali mulai bekerja, ada satu departemen di kantor tempat saya bekerja yang namanya belum pernah saya dengar sebelumnya. Departemen tersebut adalah Purchasing Department. Setelah bertanya kanan kiri jawaban terbanyak yang saya terima ternyata Purchasing Department adalah departemen yang bertanggung jawab mengeluarkan Purchase Order (PO), dan dikepalai oleh seorang Purchasing Manager yang pekerjaannya menandatangani PO. As simple as that. Ketika akhirnya saya dapat kesempatan untuk berkenalan dengan Purchasing Manager di kantor saya dan spend some time untuk berdiskusi di ruangannya, saya perhatikan memang di meja beliau ada setumpuk PO dan sambil berdiskusi beliau ‘nyambi’ menandatangani PO – PO tersebut, dengan hanya sesekali melihat sekilas (bukan membaca dengan seksama) apa yang tertulis di PO sebelum menandatanganinya.

Pekerjaan saya kemudian mengharuskan banyak interaksi dengan perusahaan client-client saya, dan saya berkesempatan untuk mempelajari organisasi perusahan-perusahaan tersebut, termasuk organisasi purchasing/procurement mereka. Menarik ternyata dengan skala perusahaan yang berbeda-beda, purchasing department dan purchasing manager dimana-mana mempunya tugas yang hampir sama yaitu mainly memproduksi dan menandatangani PO saja. Biasanya purchasing department berisikan para buyer yang tugas utamanya adalah negosiasi dengan supplier/vendor dan menerbitkan PO setelah dicapai kesepakatan harga. Makin besar total nilai transaksi perusahaan tersebut dengan para supplier nya, maka biasanya makin banyak pula jumlah buyer dalam purchasing department di perusahaan tersebut.

Dengan job description yang sangat simpel tersebut, pekerjaan sebagai buyer (dan juga purchasing manager) menjadi terkesan sangat tidak strategis, kalah ‘mentereng’ dibandingkan pekerjaan di bagian sales/marketing dan juga production. Tetapi ketika kemudian perjalanan karir saya berikutnya membawa saya untuk mengenal lebih jauh Purchasing Department di salah satu perusahaan telekomunikasi terbesar di Indonesia, barulah saya menyadari betapa Purchasing Department sama sekali bukanlah departemen yang tidak strategis. Dengan nilai transaksi ratusan juta dollar AS setahun, pekerjaan yang dilakukan oleh para buyer menjadi sangat menentukan bagi perusahaan tersebut. Keberhasilan saving dengan persentase yang kecil saja akan menghasilkan peningkatan bottom line keuntungan perusahaan yang bisa jadi lebih significant dibandingkan tambahan revenue hasil kerja keras sales/marketing team.

Ilustrasi berikut ini menunjukkan contoh perhitungan rugi/laba sederhana di suatu perusahaan dimana penghematan 5% dari pengadaan material yang dilakukan oleh Purchasing Department akan menghasilkan peningkatan keuntungan yang sama dengan peningkatan penjualan sebesar 10%.

Picture1

Fungsi strategis dari seorang buyer tidak hanya dari penghematan budget tetapi juga ketepatan pengiriman barang, kualitas dan komitmen dari supplier, serta kecepatan proses pengadaan yang akan sangat menentukan dalam meningkatkan kemampuan berkompetisi dari perusahaan tersebut.  Fungsi strategis inilah yang nantinya akan juga akan memberikan nilai tambah dan penghargaan bagi diri buyer itu sendiri.

Langkah-langkah untuk menjadi seorang Strategic Buyer secara umum adalah sebagai berikut:

  • Pahami dengan baik strategi perusahaan, termasuk strategi investasti dan funding
  • Periksa ulang apakah semua business process yang berkaitan dengan proses pengadaan sudah sejalan dengan strategi perusahaan, dan lakukan perbaikan
  • Jika diperlukan perbaiki, upgrade atau bahkan ganti software aplikasi yang digunakan dalam proses pengadaan
  • Kenali supplier dan partner perusahaan, temukan supplier/vendor yang bernilai strategis bagi perusahaan
  • Buat kontrak perjanjian dengan supplier/vendor strategis yang menjamin kelangsungan pengadaan dalam  jangka panjang dan bersifat win-win tetapi tetap kompetitif
  • Tinjau secara mendalam semua permintaan pengadaan dari semua departemen dan pastikan sesuai dengan strategi perusahaan, termasuk pilihan-pilihan terbaik untuk ‘buy or lease’

Setelah langkah-langkah tersebut dilakukan, bisa jadi dengan adanya kontrak jangka panjang dengan supplier/vendor dan ditambah business process baru yang diharapkan meningkatkan kecepatan proses pengadaan, maka pada akhirnya PO tidak perlu ditandatangani oleh seorang Purchasing Manager. Dengan mengacu pada kontrak yang telah disepakati, PO dapat dikeluarkan langsung oleh user, sementara Purchasing Department cukup melakukan monitoring terhadap proses PO issuance tersebut. Dengan demikian akan terjadi pergeseran fungsi di Purchasing Department dari sekedar proses administratif menjadi fungsi strategis dalam bidang pengadaan.

Pentingnya Personal Relationship dalam B2B

Transaksi B2B terjadi antar organisasi, sementara pada transaksi  B2C pembelinya adalah individu (retail), tetapi kenyataannya pendekatan yang dilakukan terhadap pembeli justru bertolak belakang. Kenapa bisa begitu?

Dalam transaksi B2C penjual tidak perlu dan tidak mungkin tahu keinginan dan kebutuhan dari tiap individu pembelinya, tetapi yang penting penjual mesti tahu segmen dari target pasarnya dan kebutuhan, keinginan, dan perilaku dari segmen tersebut. Sebagai contoh produk internet dari sebuah perusahaan operator GSM yang mentargetkan pada segmen  teenage dan young adult misalkan usia 12 – 25 tahun mesti tahu pasti bagaimana perilaku dan kebutuhan segmen tersebut.

Kebalikannya pada transaksi B2B penjual justru perlu tahu secara detil keinginan, kebutuhan, perilaku dan motivasi dari tiap individu yang terlibat dalam pengambilan keputusan suatu pembelian dalam organisasi pembeli. Penjual paling tidak mesti tahu siapa yang menjadi initiator, negotiator, influencer, decision maker dan fungsi-fungsi penting lainnya dalam proses pembelian di organisasi tersebut. Organisasi pembeli biasanya mempunyai kebutuhan yang spesifik terhadap barang atau jasa yang akan dibeli, sehingga keputusan pembelian seharusnya sangat tergantung pada kemampuan penjual memenuhi kebutuhan tersebut, termasuk kebutuhan teknis dan harga. Tetapi pada kenyataannya kebutuhan, perilaku dan motivasi tiap individu yang terlibat dalam proses pembelian akan sangat mempengaruhi keputusan dari pembelian tersebut.

Sebagai contoh sebuah pabrik  berencana untuk membeli mesin produksi dengan spesifikasi yang sudah ditentukan dan membentuk team kecil untuk merealisasikan pembelian tersebut. Anggota-anggota dari team kecil akan mempunyai kepentingan masing-masing yang biasanya berkaitan dengan sistem reward atau Key Performance Indicator (KPI) dari tiap-tiap anggota team tersebut. Team teknis misalnya akan fokus pada spesifikasi teknis yang diminta, team procurement akan me review semua aspek komersial, sementara team legal tentu saja lebih tertarik dengan kualifikasi legal dari organisasi penjual dan klausul-klausul legal dalam dokumen pembelian.

Salesperson atau sales team dari organisasi penjual harus tahu secara detil anggota team pembelian dari pabrik tersebut.  Ketika menerangkan produk kepada team teknis pembeli, sales person tidak hanya harus mengerti betul spesifikasi teknis yang dibutuhkan dan mampu menerangkan kelebihan produk yang dijual, tetapi dia juga harus mampu menangkap lebih detil lagi kebutuhan apa yang paling penting buat tiap individu team teknis tersebut. Sebagai contoh team teknis dari bagian engineering mungkin lebih tertarik terhadap superioritas produk si penjual dibanding produk lain, sedangkan team operasional lebih fokus pada layanan purna jual, dimana layanan purna jual yang buruk akan membuat KPI mereka juga akan turun.

Demikian pula ketika berhadapan dengan team dari procurement, sales person mesti paham betul apa persyaratan komersial yang paling mempengaruhi keputusan pembelian. Secara tradisional harga adalah faktor evaluasi terpenting di bagian procurement, tapi pada banyak organisasi harga bukanlah satu-satunya faktor penting. Organisasi yang sudah menerapkan supply chain secara menyeluruh biasanya akan lebih tertarik pada ketersediaan produk dan suku cadangnya, kecepatan delivery, dan hal-hal lain yang lebih menjamin kontinuitas produksi di organisasi pembeli tersebut. Dengan sendirinya KPI dari team procurement tersebut akan berhubungan dengan hal-hal tersebut, dan sales person harus dapat meyakinkan bahwa produk yang dijualnya mampu memenuhinya.

Sales person tidak hanya harus memahami kebutuhan team pembelian sesuai dengan fungsi profesi dari masing-masin individu, lebih dalam lagi dia juga harus tahu apa yang menjadi personal concern mereka. Contohnya ada individu-individu yang agresif yang memakai proses pembelian ini sebagai sarana untuk promosi jabatan, tetapi ada juga individu yang ‘cari aman’ atau bahkan terlibat secara ogah-ogahan. Sales person harus menggali personal concern ini dan ‘memanfaatkannya’ untuk kepentingan menjual produknya. Artinya sales person mau tidak mau harus mengerti juga kondisi organisasi pembeli, tahu benar struktur organisasi perusahaan, bahkan isu-isu perusahaan juga harus diikuti dengan seksama.

Bagaimana caranya sales person mendapatkan informasi mengenai kebutuhan dan perilaku individu dari organisasi pembeli? Kebalikannya perlukah seorang buyer dari organisasi pembeli memahami kebutuhan dan perilaku sales person dari organisasi penjual? Kita akan bahas semuanya dalam tulisan berikutnya.