Project Procurement : Mengapa Diperlukan dan Apa Bedanya dengan Operational Procurement?

offshore-platform-3Pada umumnya Project Procurement Management hanya diterapkan di perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor seperti Building Constructor atau EPC Company, di mana perusahaan-perusahaan tersebut hidup dari mengerjakan proyek milik orang/perusahaan lain, yang nantinya setelah selesai hasil proyek tersebut diserahterimakan kepada pemilik yang akan kemudian mengoperasikannya.  Project Procurement tidak banyak dikenal di perusahaan manufaktur misalnya, di mana pada perusahaan sejenis ini proses pengadaan atau procurement dilakukan untuk men-support jalannya operasional perusahaan seperti untuk pengadaan bahan baku dan bahan-bahan penunjang lainnya. Proses procurement yang sama yaitu operational procurement juga diterapkan di berbagai perusahaan di berbagai industri (perbankan, farmasi, restoran, dan sebagainya) yang melakukan proses pengadaan secara rutin untuk kebutuhan operasional perusahaan.

Definisi

Untuk dapat memahami istilah Project Procurement lebih dahulu tentu harus paham dengan definisi Project itu sendiri. Kalau melihat definisi dari Project Management Body of Knowledge (PMBOK) dari Project Management Institute (PMI), definisi dari Project adalah sebagai beikut:

“…suatu pekerjaan/usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan/memproduksi barang, jasa, atau hasil tertentu yang bersifat unik (berbeda antara satu project dengan yang lain). Suatu project bersifat sementara artinya ada awal dan akhir yang pasti (tidak berlangsung terus-menerus atau continue). Akhir dari suatu project adalah ketika tujuan project itu tercapai atau jika project tersebut dihentikan karena tujuan dari project tersebut tidak akan tercapai, atau jika project tersebut tidak lagi diperlukan…”

Sifat “unik” dan “sementara” inilah yang secara umum membedakan Project dengan Non-Project.  Nantinya sifat unik dan sementara ini juga akan menentukan kriteria resource yang akan ditunjuk untuk bertanggung jawab terhadap Project Procurement, yaitu diperlukan procurement professionals dengan karakter lebih fleksibel (barang/jasa yang dibutuhkan akan unik dan berbeda untuk tiap project) dan sense of urgency yang cukup tinggi (mampu beradaptasi terhadap project timeline yang biasanya cukup ketat).

Project Procurement adalah aktivitas procurement yang diperlukan dalam suatu project sehingga barang/jasa yang diperlukan sebagai hasil dari project tersebut dapat terpenuhi sesuai scope, kualitas, waktu, dan biaya/budget yang sudah disepakati. Project Procurement meliputi proses akuisisi barang atau jasa dari pihak eksternal (di luar resource yang dimiliki oleh project tersebut) yang diperlukan untuk proses produksi dari project tersebut.

Secara umum Project Procurement bisa dibedakan dari Operational Procurement berdasarkan sifat-sifat transaksi sebagai berikut:

 

Operational procurement

Project procurement

Penerapan Diterapkan pada proses operasional yang continue Diterapkan pada suatu project yang unik dan tidak berulang
Kerjasama dengan pemasok Kerjasama dengan pemasok bisa bersifat jangka panjang Kebanyakan bersifat kerjasama jangka pendek, kecuali untuk kasus-kasus tertentu
Volume pembelian Bisa berlaku bulk order Umumnya berlaku pembelian terbatas
Produk Produk standar Produk non-standar

Mengapa Diperlukan Project Procurement?

Perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor atau perusahaan lain yang model bisnisnya adalah menghasilkan produk atau jasa yang bersifat customized mestinya sudah sangat familiar dengan penerapan Project Management untuk menjamin ter-deliver-nya produk atau jasa tersebut. Perusahaan seperti ini sudah terbiasa untuk menunjuk seorang Project Manager untuk bertanggung jawab terhadap Project tersebut, dan biasanya juga memberi wewenang kepada sang Project Manager untuk menyusun Project Team nya sendiri. Walaupun begitu, banyak perusahaan yang masih belum merasa penting untuk menyediakan resource khusus untuk menangani procurement untuk project tersebut (atau memberi wewenang Project Manager untuk menyusun Project Procurement Team sendiri), dan masih menganggap proses procurement di project tersebut sebagai operational procurement (business-as-usual). Kenyataannya ketersediaan dan proses tersendiri untuk menjalankan Project Procurement sangat diperlukan (terutama untuk project yang melibatkan procurement dengan nilai yang cukup besar) karena hal-hal berikut:

  • Tanggung Jawabresource untuk Project Procurement (misal seorang Project Procurement Manager) seharusnya bertanggung jawab langsung kepada Project Manager sebagai orang yang bertanggung jawab terhadap project tersebut, untuk menjamin kecepatan dan ketepatan response (tidak perlu melalui jalur birokrasi yang panjang) dan terpenuhinya semua requirement dari project tersebut.
  • BudgetProject Procurement Manager menggunakan project budget sebagai referensi untuk semua biaya dan pengeluaran dalam rangka memenuhi kebutuhan project tersebut, dan tidak seharusnya menggunakan operational budget sebagai referensi.
  • Timeline: Sangat penting bagi seorang Project Procurement Manager untuk memahami project timeline secara detil, dan terlibat secara aktif dalam merencanakan dan meng-update project procurement plan dan project procurement progress. Setiap keterlambatan dalam proses procurement akan berpotensi untuk mengacaukan project timeline secara keseluruhan.
  • End-to-EndOperational Procurement bersifat lebih strategis dan jangka panjang (lihat: on becoming a strategic buyer) dan lebih fokus pada akuisisi barang/jasa dan kerjasama dengan pemasok atau penyedia jasa, sementara proses logistik dank bisa diserahkan kepada end-user atau operation/production team. Hal ini tidak berlaku untuk Project Procurement di mana seorang Project Procurement Manager seharusnya bertanggung jawab (atau paling tidak melakukan monitor pada sebagian proses) terhadap end-to-end procurement process dari mulai perencanaan, sourcing, seleksi pemasok, proses produksi pemasok, sampai transportasi/pengiriman. Proses end-to-end ini diperlukan untuk menjamin ketersediaan barang di lokasi yang ditentukan (site/factory) sesuai dengan project timeline.

Project Procurement for Non-Project Companies

Sebagaimana dibahas di atas, perusahaan yang memang model bisnisnya berhubungan dengan men-deliver project kepada customer nya tentunya tidak asing dengan Project Procurement, walaupun masih banyak juga yang belum menjalankannya. Bagaimana dengan perusahaan non-project, yaitu perusahaan yang menghasilkan barang/jasa yang sifatnya continue (manufaktur, perbankan, consumer goods, dan sebagainya), apakah mereka juga memerlukan Project Procurement?

Perusahaan yang sifatnya continuous operation akan membutuhkan Project Procurement pada saat perusahaan tersebut sedang menjalankan suatu project di luar aktivitas operasional rutin (ingat: project bersifat unik dan sementara), tetapi tidak semua project membutuhkan Project Procurement.

Sebagai contoh sebuah bank menjalankan project yang bertujuan untuk membuka kantor cabang baru di kota tertentu. Jika project tersebut dikerjakan secara turnkey oleh satu perusahaan kontraktor dari mulai akuisisi lahan, pekerjaan konstruksi, sampai dengan pengadaan peralatan dan furniture untuk kantor, maka Project Procurement tidak diperlukan. Seorang Project Manager akan tetap diperlukan paling tidak untuk fungsi kontrol dan monitor terhadap jalannya project, tetapi aktivitas procurement tidak akan banyak dan biasanya hanya diperlukan di awal project yaitu pada saat seleksi kontraktor dan penerbitan kontrak.

Tetapi jika perusahaan tersebut memutuskan untuk membagi project tersebut dalam beberapa paket pekerjaan (misalkan masing-masing pekerjaan akuisisi lahan, design, civil works, ME, furniture, dan lain-lain akan dilakukan oleh pemasok/vendor yang berbeda) maka tentu saja akan diperlukan fungsi Project Procurement.

Contoh menarik bisa diambil dari perusahaan yang bergerak di bidang mobile telecommunication operator. Untuk dapat memenuhi coverage jaringan yang diperlukan oleh pelanggannya, operator telekomunikasi tersebut biasanya akan terus menambah jumlah access point, lokasi BTS, atau apa pun pekerjaan meluaskan jaringan dengan menambah titik radio pemancar yang seringkali disebut sebagai pekerjaan Roll-Out. Pekerjaan Roll-Out ini hampir dilakukan terus-menerus secara berkesinambungan sehingga banyak operator telekomunikasi yang menganggapnya sebagai business-as-usual.

Ada beberapa perusahaan yang menempatkan seorang Project Manager untuk mengepalai suatu pekerjaan Roll-Out (walaupun wewenangnya masih sangat terbatas), tetapi di beberapa perusahaan pekerjaan Roll-Out ini langsung di manage oleh Head of Implementation, sebuah posisi struktural yang tentu saja ‘hanya’ memiliki wewenang sesuai dengan strukturnya (tidak cross-structure dan cross-function sebagaimana layaknya seorang Project Manager) dan masih disibukkan oleh pekerjaan atau project lainnya.

Naturally suatu pekerjaan Roll-Out adalah sebuah Project (bukan continuous operation/production) karena sifatnya (spesifikasi perangkat, timeline, pemasok, dan lain-lain) unik untuk satu periode Roll-Out dibanding yang lain, dan bersifat sementara dimana target penyelesaian Roll-Out ini pastinya sudah ditentukan. Dengan demikian seorang Project Manager (dan team nya) sudah pasti diperlukan untuk menjalankan project Roll-Out tersebut. Kemudian bagaimana dengan fungsi Project Procurement, apakah diperlukan untuk Roll-Out Project? Melihat nilai pembelian dalam Roll-Out Project yang biasanya cukup besar, semestinya diperlukan fungsi Project Procurement. Tetapi fungsi ini menjadi kurang diperlukan jika misalkan Roll-Out Project ini dikerjakan secara turnkey oleh satu pemasok tertentu, apalagi misalkan ternyata banyak proses-proses procurement yang sudah menjadi rutinitas (tidak unik) dan tidak mengalami perubahan significant dari proyek-proyek sebelumnya (misalkan proses ordering, logistik, transportasi, dan sebagainya).

Sebagai penutup, secara umum kebutuhan akan fungsi Project Procurement bisa dilihat dengan melakukan analisa tanggung jawab, budget, timeline, dan perlu atau tidaknya menerapkan end-to-end procurement process dalam suatu project sebagaimana dijelaskan di atas.

What Is It That So Interesting About B2B?

Apa yang menarik dengan B2B? B2B menjadi menarik justru karena tidak banyak yang membahasnya. Kebanyakan buku, kuliah, seminar dan yang sejenisnya membahas tentang marketing untuk consumer goods atau retail (B2C), sementara B2B tidak banyak dibahas. Yang menjadi pertanyaan mendasar adalah apakah teori-teori marketing yang dipakai dalam B2C juga bisa dipakai untuk B2B seperti contoh berikut:

Kalau untuk B2C banyak dibahas mengenai strategi untuk segmentation, targeting, dan positioning, apakah strategi ini juga diperlukan untuk B2B?

Kalau pakar marketing Kotler banyak menjelaskan tentang 4P (product, price, promotion, placement) apakah ini juga bisa diaplikasikan untuk B2B?

Banyak kasus dimana praktisi B2B terjebak dalam dikotomi antara menggunakan teori-teori B2C marketing secara apa adanya atau sama sekali tidak menggunakan teori-teori tersebut.

Untuk kasus dimana teori-teori B2C diterapkan apa adanya biasanya dilakukan oleh pelaku bisnis yang tidak punya atau hanya punya sedikit sekali jam terbang dalam B2B, sehingga pendekatan yang dilakukan banyak yang bersifat teoritis dan merupakan generalisasi dari strategi dan teori B2C. Contoh dari generalisasi tersebut dapat berakibat pada kesalahan-kesalahan seperti misalkan program promosi pada saat atau media yang tidak mengena, product packaging dan price list yang justru membingungkan customer, dan lain-lain.

Sementara untuk kasus dimana teori-teor B2C tidak diterapkan sama sekali biasanya dilakukan oleh pelaku bisnis yg sudah terlalu lama “tenggelam” dalam transaksi B2B praktis. Mereka biasanya cenderung menganggap bahwa dalam B2B satu-satunya hal yang penting adalah bagaimana menjaga hubungan personal dengan decision maker dari organisasi dengan siapa mereka melakukan transaksi bisnis tersebut. Keyakinan seperti ini tidak 100% salah karena kenyataannya personal relationship dalam B2B memegang peranan yang sangat penting, tetapi penerapan teori-teori B2C yang tepat akan dapat membantu terutama pada saat business development/expansion, menekan biaya dan tentunya menjaga profitabilitas dan volume penjualan.

B2B juga menjadi menarik untuk dibahas dalam hal hubungan antara organisasi yang terlibat dalam transaksi seperti hubungan penjual dan pembeli, berbagai macam model transaksi (beli putus, kontrak jangka panjang, ekspor dan impor, dan sebagainya), kerjasama antar organisasi (subcontract, konsorsium, OEM, dan sebagainya). Selain itu B2B banyak melibatkan metode manajemen populer seperti project management, contract management, supply chain dan sebagainya.