SPEND MANAGEMENT: Kunci untuk Perbaikan Proses Pembelian di Perusahaan

Money-IISaat ini persaingan usaha di berbagai industri telah menjadi sangat ketat sehingga perusahaan harus berjuang keras untuk meningkatkan penjualan demi mencapai profitability yang diharapkan. Ketatnya persaingan ini juga menyebabkan perusahaan melirik variabel lain selain penjualan yang bisa membantu meningkatkan keuntungan, yaitu denga nmengontrol pengeluaran atau cost saving. Hal ini karena makin banyak perusahaan menyadari kenyataan berikut:

“Satu dollar keuntungan akan manghasilkan 10 sen keuntungan, sedangkan satu dollar penghematan dalam pengeluaran (cost saving) akan menghasilkan satu dollar keuntungan.

Ditambah lagi trend saat ini adalah perusahaan mencoba untuk makin fokus pada core business nya sehingga makin banyak bagian aktivitas yang mendukung produksi dari product akhir didapat (purchased/procured) dari luar organisasi perusahaan. Karena itulah perusahaan mulai merasa perlu untuk menerapkan manajemen pengeluaran (spend management) untuk meyakinkan bahwa perusahaan telah melakukan yang terbaik dan mendapatkan yang terbaik dari transaksinya (purchasing transaction) dengan perusahaan lain.

What is Spend Management?

Spend Management adalah proses lintas departemen yang meliputi keseluruhan aktivitas “source-to-settle” yang antara lain meliputi aktivitas sourcing, pembelian (procuring), penerimaan barang, pembayaran (payment settlement), account payable dan general ledger. Karena sifatnya yang lintas departemen maka Spend Management harus mendapat dukungan penuh dari top level management untuk dapat menghasilkan output yang diharapkan.

Dengan melakukan spend management perusahaan mendapatkan visibility dari semua pembelian yang dilakukan di masa lalu dan sekarang, yang kemudian bisa digunakan sebagai lesson learned untuk proses sourcing  dan pembelian berikutnya demi untuk mendapatkan harga dan kondisi komersial yang terbaik, pemasok dengan kinerja terbaik, dan proses supply chain yang paling tepat untuk perusahaan tersebut. Dengan kata lain spend management adalah prerequisite untuk menerapkan strategic sourcing/ procurement. Kenyataannya banyak perusahaan belum melakukan spend management secara konsisten dan terstruktur dan/atau belum mengaitkan spend analysis yang telah mereka lakukan dengan strategi pembelian mereka.

Departemen Procurement di suatu perusahaan umumnya dibebani misi untuk mendapatkan cost saving sebesar-besarnya.  Tetapi walaupun para buyer di departemen Procurement berhasil menyelesaikan negosiasi dan perjanjian pembelian/kerjasama dengan para pemasok dan mendapatkan misalkan discount level yang menguntungkan perusahaan, realisasi dari negosiasi dan perjanjian tersebut kadang tidak maksimal. Hal ini biasanya terjadi karena individu atau buying user di perusahaan tidak mengikuti proses pembelian yang benar yang mengakibatkan pembelian dilakukan tanpa mengikuti perjanjian yang berlaku, atau bahkan pembelian dilakukan melalui pemasok lain yang belum terikat perjanjian, sehingga pada akhirnya perusahaan bisa jadi membayar lebih tinggi dari apa yang sudah disepakati. Adanya proses Spend Management bertujuan salah satunya untuk mengontrol dan mengurangi pembelian seperti ini (biasa disebut maverick purchase) sehingga realisasi dari cost saving dapat terwujud.

Tahapan dalam Spend Analysis

Dasar dari procurement yang efisien adalah adalah adanya analisa data pembelian (spend analysis) yang komprehensif dan terstruktur, yang juga merupakan aktivitas utama dalam spend management. Yang menjadi fokus pada saat melakukan spend analysis adalah keterkaitan antara spend value, pemasok, dan barang yang dibeli. Pada umumnya tahapan spend analysis dapat dibagi sebagai berikut:

  1. Konsolidasi data
  2. Analisa pola pembelian
  3. Penentuan prioritas perbaikan

Konsolidasi data biasanya menjadi proses yang krusial karena melibatkan beberapa departemen terkait dan berbagai macam data. Data yang dibutuhkan meliputi antara lain data-data pemasok, purchase order, spend value, invoice, delivery, payment, dan sebagainya, yang didapatkan dari berbagai departemen seperti procurement, logistic, account payable, general ledger, end-user, legal dan lain-lain. Sumber data juga bisa berbentuk spreadsheet atau data ERP tergantung sejauh mana penerapan sistem informasi di perusahaan. Data yang sudah dikumpulkan tersebut adalah data mentah yang harus diolah untuk menghilangkan data-data yang tidak relevan dan redundansi data. Hasil dari konsolidasi data ini adalah suatu database yang komprehensif yang bisa berbentuk spreadsheet atau kalau diperlukan bisa diterapkan proses otomatisasi sehingga konsolidasi data dapat dilakukan secara reguler dengan minimum effort.

Analisa pola pembelian adalah inti dari Spend Analysis dan hanya dapat dilakukan setelah didapatkan data yang sudah terkonsolidasi. Dari analisa pola pembelian ini didapatkan isu-isu penting yang terjadi dalam proses pembelian perusahaan. Hasil dari analisa pola pembelian diharapkan mampu menjawab beberapa pertanyaan seperti :

  • Bagaimana mengurangi jumlah pemasok yang berlebihan (Supplier Long Tail Consolidation)?
    • Berapa banyak pemasok yang hanya melakukan transaksi dengan perusahaan (misalkan) kurang dari US$ 1,000 per tahun?
    • Dengan pemasok mana saja perusahaan melakukan transaksi hanya satu kali dalam setahun?
    • Departemen mana yang paling banyak melakukan “one-time purchase”?
    • Dan lain-lain
  • Mungkinkah untuk memperbaiki terms and conditions dari perjanjian dengan pemasok?
    • Pemasok mana yang nilai transaksinya paling besar?
    • Ada berapa pemasok utama untuk satu kategori pembelian?
    • Apakah semua departemen menggunakan rate yang sama dalam transaksi dengan pemasok yang sama?
    • Seberapa jauh ketergantugan pemasok terhadap perusahaan?
    • Dan lain-lain
  • Mungkinkah melakukan rasionalisasi/restrukturisasi dari pemasok, kategorisasi atau bahkan organisasi pembelian.
    • Pemasok mana yang sedang atau berpotensi menikmati monopoli di perusahaan?
    • Kategori mana yang mempunya terlalu banyak pemasok?
    • Dapatkah rasionalisasi pemasok dalam satu kategori mengurangi harga?
    • Kontrak-kontrak manakan yang sudah akan berakhir dan bisa diterminasi?
    • Dan lain-lain

Hasil dari analisa pembelian akan berbentuk long list of business case dari potensi perbaikan yang bisa dilakukan, untuk kemudian dilakukan deep dive analysis untuk menentukan prioritas dan roadmap langkah selanjutnya. Sebagaimana contoh hasil analisa di atas, perbaikan yang dilakukan terhadap proses pembelian tidak hanya akan berefek pada proses itu sendiri, tetapi juga ada kemungkinan untuk merubah hubungan dengan pemasok, internal organisasi perusahaan, dan bahkan hubungan dengan customer. Karenanya penentuan prioritas perbaikan harus melibatkan juga top level management untuk bisa memilah business case mana yang potensi risikonya bisa diterima dan diharapkan akan menghasilkan value paling optimal bagi perusahaan.